Erikoiskaupan liiton lausunto selvityksestä taloustietojen viranomaisraportoinnin uudistamisesta

Asia:  VH/3261/00.02.00.01/2024

Selvitys taloustietojen viranomaisraportoinnin uudistamisesta - keskitetty tiedonvälitys yrityksille ja organisaatioille

Keskitetyn tiedonvälityksen toteutettavuus

Erikoiskaupan liitto suhtautuu keskitetyn tiedonvälityksen tavoitteeseen varovaisen pidättyvästi. Hallinnollisen taakan vähentäminen on kannatettava tavoite, mutta toteutettavuus jää epävarmaksi, jos uudistus rakentuu ennen kaikkea viranomaislähtöisesti eikä yritysten nykyisten prosessien pohjalle. Erikoiskaupan näkökulmasta riskinä on, että raportointia ei aidosti yksinkertaisteta, vaan yrityksille syntyy uusia teknisiä velvoitteita, uusia muunnostarpeita ja uusia kustannuksia ilman, että arjen asiointi kevenee vastaavasti.

Toteutettavuuden kannalta ratkaisevaa on, että järjestelmä mukautuu markkinoilla jo käytössä oleviin ohjelmistoihin eikä pakota yrityksiä ennenaikaisiin järjestelmäuudistuksiin. Erityisen tärkeää on tunnistaa, että sähköisten tositteiden, kuten eKuittien ja muiden rakenteisten liiketoimintatositteiden, käyttöönotto etenee käytännössä parhaiten markkinaehtoisesti. Kehitystä tukevat yhteentoimivat standardit, toimivat kaupalliset ratkaisut ja yritysten todelliset hyödyt, ei velvoitteiden nopea laajentaminen. Jos keskitetty tiedonvälitys sidotaan liian aikaisin sellaiseen tositerakenteeseen, joka ei ole vielä vakiintunut markkinassa, seurauksena voi olla raskas ja kallis siirtymä erityisesti pk-yrityksille.

Pyydämme arvioimaan, mihin keskeisiin seikkoihin tulisi kiinnittää huomiota keskitetyn tiedonvälitysratkaisun jatkovalmistelussa

Jatkovalmistelussa on arvioitava nykyistä kriittisemmin, syntyykö keskitetystä tiedonvälityksestä yrityksille todellista hyötyä vai siirretäänkö kustannuksia ja toteutusvastuuta käytännössä yrityksille, ohjelmistotaloille ja tilitoimistoille. Vaikutuksia on tarkasteltava erikseen pk-yritysten, ketjujen ja erikoiskaupan itsenäisten toimijoiden näkökulmasta. Erityisen tärkeää on, ettei sähköisten tositteiden käyttöönottoa pyritä vauhdittamaan hallinnollisella pakolla tilanteessa, jossa markkina ei ole vielä valmis eikä yhteisiä käytäntöjä ole riittävästi vakiintunut.

Jatkovalmistelussa on varmistettava oikeusvarmuus, realistinen siirtymäaika ja selkeä vastuunjako. Yrityksille on oltava yksiselitteisesti selvää, mitä tietoja ilmoitetaan, kuka vastaa tietojen oikeellisuudesta eri vaiheissa ja miten virheitä voidaan korjata ilman kohtuutonta seuraamusriskiä. Samalla on huolehdittava siitä, että kansallinen ratkaisu ei lukitse markkinaa yhteen toteutustapaan ennen kuin EU-tason kehitys ja sähköisten tositteiden markkinaehtoinen eteneminen ovat riittävästi kypsyneet.

Keskitetyn tiedonvälityksen tietovirrat

Erikoiskaupan liitto pitää perusteltuna, että alkuvaiheessa pitäydytään rajatuissa tietovirroissa. Mitä laajemmaksi kokonaisuus rakennetaan heti alussa, sitä suuremmaksi kasvavat käyttöönoton kustannukset, tulkintariskit ja hallinnollinen kuormitus. Erityisen varovainen on oltava sen suhteen, että sähköisiä tositteita tai muita rakenteisia aineistoja ei sidota liian nopeasti osaksi velvoittavaa raportointia ennen kuin niiden käyttö on aidosti yleistynyt markkinoilla.

Tietovirtojen määrittelyssä on vältettävä mallia, jossa yhteinen tiedonvälitys näyttää yhtenäiseltä vain viranomaisen näkökulmasta mutta edellyttää yrityksiltä uusia tulkintoja, erillisiä kohdistuksia ja manuaalisia täydennyksiä. Erikoiskaupassa tapahtumamäärät ovat usein suuria, ja pienetkin lisävaatimukset kertautuvat nopeasti kustannuksiksi. Jos tietovirtoihin liitetään tulevaisuudessa sähköisiä tositteita, niiden hyödyntämisen on perustuttava yrityksille syntyvään selkeään liiketoimintahyötyyn eikä siihen, että markkinaa ohjataan raportointivelvoitteiden kautta.

Pyydämme esittämään huomionne tiedon standardointiin ja tiedon rakenteiseen muotoon liittyen

Erikoiskaupan liitto pitää standardointia välttämättömänä, mutta korostaa, että standardoinnin on tuettava markkinoiden luonnollista kehitystä eikä korvattava sitä. Rakenteinen tieto ja yhteiset määritykset ovat hyödyllisiä vain silloin, kun ne ovat yhteensopivia markkinoilla jo käytössä olevien ratkaisujen kanssa ja kun ne voidaan ottaa käyttöön vaiheittain ilman kohtuutonta muutosrasitetta.

Jos standardointi tehdään liian jäykäksi tai aikataulullisesti liian kireäksi, seurauksena voi olla merkittäviä ohjelmistomuutoksia, yrityskohtaisia kartoituksia ja lisäkustannuksia ilman vastaavia hyötyjä. Tämä koskee erityisesti sähköisiä tositteita, joiden osalta etenemisen tulee perustua yhteentoimiviin standardeihin, vapaaehtoiseen käyttöönottoon ja käytännössä toimiviksi osoittautuneisiin ratkaisuihin. Yrityksille on jätettävä siirtymävaiheessa mahdollisuus käyttää erilaisia hallittuja toteutusmalleja, eikä sääntelyllä tule lukita markkinaa liian varhaisessa vaiheessa.

Pyydämme esittämään näkemyksenne muista tietovirroista, jotka voisivat soveltua keskitettyyn tiedonvälitykseen. Lisäksi pyydämme arvioimaan, mihin muihin käyttötarkoituksiin nyt suunniteltuja tietovirtoja voitaisiin hyödyntää.

Erikoiskaupan liitto katsoo, että uusia tietovirtoja voidaan arvioida vasta sen jälkeen, kun alkuvaiheen ratkaisu on osoittautunut toimivaksi ja kustannuksiltaan hallittavaksi. Vaiheittaisuus on tässä välttämätön. Erityisesti sähköisten tositteiden osalta laajennuksia ei tule tehdä hallinnollisen tavoiteasetannan perusteella, vaan vasta silloin, kun markkinaehtoinen käyttöönotto on edennyt riittävästi ja yrityksillä on tosiasialliset valmiudet hyödyntää niitä.

Mahdollisia uusia käyttötarkoituksia voidaan arvioida vain selkeän kustannus-hyötyarvion pohjalta. Verkkolaskut, eKuitit ja muut rakenteiset liiketoimintatositteet voivat pitkällä aikavälillä tukea automatisointia, mutta niiden hyödyntämisen pitää edetä ensisijaisesti markkinaehtoisesti yritysten omista prosessi- ja asiakashyödyistä käsin. Viranomaiskäyttö voi täydentää tätä kehitystä, mutta sen ei tule olla ensisijainen ohjauskeino.

Keskitetyn tiedonvälityksen vaikutukset

Erikoiskaupan liitto arvioi, että esitetyt hyödyt ovat periaatteessa mahdollisia, mutta niitä on syytä tarkastella varovaisesti. Jos alkuvaiheen hyödyt jäävät rajallisiksi ja merkittävä osa hyödyistä siirtyy vasta pitkälle tulevaisuuteen, ei uudistuksen kustannuksia voida perustella pelkillä tavoitetilan oletuksilla. Erityisen epävarmaa on, kuinka nopeasti sähköisiin tositteisiin liittyvät hyödyt realisoituvat, sillä niiden käyttöönotto riippuu markkinoiden kypsyydestä, ei vain sääntely- tai hallintopäätöksistä.

Pyydämme arvioimaan esitettyjä kustannuksia suhteessa asetettuihin tavoitteisiin sekä tuomaan esiin mahdolliset muut tunnistamanne kustannukset

Kustannusten osalta Erikoiskaupan liitto korostaa, että yritysvaikutuksia ei pidä aliarvioida. Kustannuksia syntyy ohjelmistomuutoksista, käyttöönotoista, koulutuksesta, testauksesta, prosessimuutoksista ja rinnakkaisista toimintamalleista. Jos sähköisten tositteiden käyttöönottoa pyritään nopeuttamaan hallinnollisesti ennen kuin ratkaisut ovat markkinoilla laajasti käytettävissä, kustannukset kohdistuvat helposti juuri niihin pk-yrityksiin, joilla on heikoimmat mahdollisuudet investoida uusiin järjestelmiin.

Pyydämme esittämään muut mahdolliset huomionne uudistuksen vaikutuksista

Uudistuksen vaikutuksissa on arvioitava myös kilpailuneutraliteettia. Jos ratkaisu hyödyttää suhteellisesti eniten suuria ja pitkälle digitalisoituneita toimijoita, mutta siirtää pienemmille yrityksille enemmän kustannuksia kuin hyötyjä, se voi syventää toimialan sisäisiä eroja. Siksi sähköisten tositteiden ja muiden uusien rakenteisten aineistojen käyttöönoton tulee perustua markkinaehtoiseen etenemiseen, avoimiin standardeihin ja riittävän pitkään siirtymäaikaan.

Keskitetyn tiedonvälityksen vaiheistus, riippuvuudet ja aikataulu

Erikoiskaupan liitto pitää välttämättömänä, että uudistus toteutetaan aidosti vaiheittain ja riippuvuudet muihin hankkeisiin tunnistetaan nykyistä tarkemmin. Erityisen ongelmallista olisi, jos keskitetyn tiedonvälityksen aikataulu käytännössä pakottaisi yrityksiä ottamaan käyttöön sähköisiä tositteita tai muita rakenteisia ratkaisuja nopeammin kuin markkina muuten edellyttäisi. Tällainen etenemistapa lisäisi päällekkäisiä järjestelmämuutoksia ja kasvattaisi käyttöönottoriskiä.

Aikataulun tulee olla realistinen, joustava ja sidottu siihen, milloin ratkaisut ovat aidosti käyttökelpoisia yritysten arjessa. EU-tason kehitys, ViDA-valmistelu ja sähköisten tositteiden markkinaehtoinen yleistyminen on otettava huomioon ennen sitovia kansallisia ratkaisuja. Käyttöönottoon on varattava riittävän pitkä siirtymäaika, laaja testaus ja mahdollisuus hallittuun rinnakkaiseen käyttöön, jotta uudistus ei aiheuta häiriöitä lakisääteiseen raportointiin tai kohtuutonta lisäkuormaa erikoiskaupalle.